PaperOffice DMS – rechtskonforme Belegarchivierung

Es war und es ist ein immer wiederkehrendes Thema in der Wirtschaft, die digitale Archivierung von Belegen. Natürlich auch in PaperOffice DMS, der Dokumentenmanagementsoftware, die ihrer Zeit immer einen Schritt voraus ist.

In der „guten“ alten und damit analogen Zeit war die Sache klar. Originaldokumente sind unter Einhaltung der Aufbewahrungsfristen sachgerecht zu archivieren. Ein Prozess, der in jedem Unternehmen hohe personelle, zeitliche, räumliche und finanzielle Belastungen mit sich brachte. Im digitalen Zeitalter besteht die Möglichkeit der elektronischen Speicherung, die das Archivieren, Abrufen und Bearbeiten am Rechner ermöglicht und somit eine ganze Anzahl physischer Vorgänge ersetzt. Das Problem aus Sicht der für die Wirtschaft zuständigen Behörden, im Besonderen das jeweils zuständige Finanzamt, besteht in der oft fehlenden Daten- und Manipulationssicherheit.

Im Jahr 2001 wurden mit den GDPdU die ersten Grundsätze des Bundesfinanzministeriums zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen veröffentlicht. Doch es zeigte sich im Lauf der folgenden Jahre, dass hierbei einer großen Schwachstelle nicht genügend Rechnung getragen wurde. Allerdings auch deshalb, weil die technischen Voraussetzungen noch nicht in dem Maße wie heute vorlagen.

Was war die Schwachstelle?

Analog wie auch digital erstellte Originalbelege manifestieren einen bestimmten Vorgang zu einem bestimmten Zeitpunkt. Das können verschiedenartige Belege sein wie etwa:

Quittungen

Eingangsrechnungen

Ausgangsrechnungen

Kontoauszüge

Gehaltsabrechnungen

Inventurlisten

Spesenbelege

Materialentnahmescheine

Diese Originalbelege konnten zwar in der vordigitalen Zeit auch schon manipuliert werden, der Aufwand war jedoch beträchtlich. Digital erfasste Belege hingegen lassen sich mit relativ geringem technischem Wissen und mithilfe von Bild- und Textbearbeitungssoftware beliebig im Nachhinein verändern. Darüber hinaus ist es weitaus schwieriger, eine Manipulation aufzudecken. Im besten Fall war es durch einen Abgleich mit den Unterlagen des jeweiligen Beleg-Absenders möglich, wenn denn diese greifbar waren. Zudem ein sehr hoher Aufwand, da es oft gilt, mitunter Hunderte oder Tausende Belege zu prüfen. Die schwarzen Schafe in der Wirtschaft nutzten diese Lücke zum Schaden der ehrlichen Kaufleute wie auch der Gesellschaft.

PaperOffice DMS – GoBD-Konform, heute und in Zukunft

Am 14. November 2014 veröffentlichte das Bundesfinanzministerium die GoBD, die damit die GDPdU ablösten. In den GoBD ist explizit festgelegt, dass zu archivierende Belege manipulationssicher abzuspeichern sind. Eine Verschärfung erhalten die GoBD beziehungsweise der § 146a der Abgabenordnung im Jahr 2020 durch die Pflicht zur Anwendung zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtungen. Diese Sicherheitseinrichtung umfasst drei Bestandteile:

Ein Sicherheitsmodul, das gewährleistet, dass alle Aufzeichnungen oder auch Scannvorgänge protokolliert und nicht mehr verändert werden können.

Ein Speichermedium, das die einzelnen Aufzeichnungen, sprich Belege, über die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist speichert

Eine einheitliche digitale Schnittstelle, die jederzeit eine Datenübertragung zu Prüfzwecken erlaubt.

Natürlich sind in der Rechts- und Finanzamtkonformen Dokumentenarchivierung von PaperOffice DMS diese Bestandteile enthalten und nicht nur das.

PaperOffice intelligente Ablage, kurz PIA, ist die künstliche Intelligenz in der Dokumentenverwaltungssoftware, die seit 17 Jahren am Markt ist und in über 900.000 Unternehmen weltweit zum Einsatz kommt. Mit PIA wird Belegerfassung und Archivierung fast zum Kinderspiel, denn PIA ist als KI lernfähig und erkennt sich wiederholende Muster und Felder in neu eintreffenden Belegen. So erfolgt die Archivierung automatisch und auf Wunsch erstellt PIA aus den Belegdaten Formulare, natürlich wiederum getreu den Richtlinien der GoBD.

Analoge Belege werden die Wirtschaft aber noch lange begleiten, auch wenn sie oft nur noch dazu da sind, der vorgegebenen Rechtsform in bestimmten Situationen genüge zu tun. Sie müssen zumindest teilweise weiterhin aufbewahrt werden, ein Archiv mit Registratur ist jedoch nicht mehr notwendig. In diesem PaperOffice-Video wird unter anderem aufgezeigt, wie sich die analoge Archivierung mit geringem Kosten und Zeitaufwand erledigen lässt. Bis irgendwann auch der letzte Drucker aus den Büros verschwunden ist.

Besuchen Sie uns auf www.paperoffice.com und downloaden eine kostenlose Testlizenz.

Weiteres Bildmaterial