20 Jahre XML: Ein Standard erobert E-Zustellung und E-Rechnung

20 Jahre XML: Ein Standard erobert E-Zustellung und E-Rechnung

20 Jahre XML und bald 10 Jahre E-Zustellung und E-Rechnung sowie 5 Jahre E-Rechnung an den Bund. Die Jubiläen häufen sich und zeigen deutlich die Erfolgsgeschichte einer Auszeichnungssprache. Heute ist XML unverzichtbar für die E-Zustellung und die Übermittlung von E-Rechnungen.

 

XML: Eine Erfolgsgeschichte

Datenverarbeitung war ursprünglich eng mit den Maschinen verbunden, auf denen die Ausgabe der Daten erfolgte. Die Formatierung war an ein Gerät gebunden – genauer, an eine bestimmte Klasse von Geräten, die Drucker. Nach etlichen Standardisierungsversuchen entschieden sich 1996 das World Wide Web Consortium (W3C) für einen neuen Anlauf, der einen Kompromiss zwischen den Beschränkungen von HTML und der Komplexität des XML Vorläufers SGML sein sollte.

Das Ergebnis war die Extensible Markup Language (XML). Das X steht für „extensible“, also erweiterbar, und weist damit auf den ersten offensichtlichen Unterschied zu HTML hin. Der zweite und wichtigere Unterschied ist, dass man nicht auf die minimale Menge von HTML-Tags beschränkt ist. Man kann den Namensraum der Tags nach Belieben erweitern. Voilà! Die Brücke war gebaut.

Ohne Zweifel ist XML ein Riesenerfolg. Es hat seinen eigenen Hype überlebt und wächst durch die Präsentation darauf basierender Standards ständig weiter.

 

XML als unverzichtbarer Bestandteil der E-Zustellung

2009 erfolgte mit Zulassung des ersten Zustelldienstes die Einführung der E-Zustellung in Österreich. Abfragen in den Teilnehmerverzeichnissen, die Übermittlung von Metainformationen wie auch das gesamte Zustellprotokoll wären ohne den Einsatz von XML undenkbar. Im Massenversand erfolgt die Einlieferung von sowohl Dokumenten und Rechnungen als auch der Adressdaten für den Postversand als XML über eine Web-Service-Schnittstelle.

Postserver Key Account Manager Christopher Mittag-Lenkheym unterstreicht: „Im Gegensatz zu anderen Methoden ermöglicht uns die Nutzung von XML beim Versand von E-Zustellungen eine fehlerfreie und ressourcenschonend elektronische Verarbeitung von hohen Versandmengen binnen kurzer Zeit.“ Rückmeldungen an die Versender erfolgen auf selben Weg. Christopher Mittag-Lenkheym: „Ein Versandprozess mittels XML ermöglicht uns den Status jederzeit an unsere Versandkunden melden zu können. Dies umfasst sowohl Statusmeldungen zum elektronischen Versand als auch während des Produktionsprozesses und sogar während der postalischen Zustellung an den Empfänger.“

 

XML erobert die E-Rechnung

Die kleine XML-Schwester der E-Zustellung ist die E-Rechnung. Landläufig versteht man unter einer E-Rechnung nur eine per E-Mail versendete Rechnung. Im Gegensatz dazu bieten XML-Rechnungen die Möglichkeit der automatischen Verarbeitung. Aus diesem Grund spricht man auch von strukturierter E-Rechnung. Dazu muss die Rechnung in einem Format erstellt werden, das der Computer des Rechnungsempfängers versteht.

Für die E-Rechnung hat sich 2009 der österreichische XML-Standard ebInterface durchgesetzt und darf im kommenden Jahr zum 10-Jahres-Jubiläum die Sektkorken knallen lassen. ebInterface wird insbesondere seitens der öffentlichen Verwaltung (Bund, Länder, etc.) und ausgewählten Unternehmen (ÖBB, BBG, etc.) als Standard-Format eingesetzt. Die Auszeichnungssprache berücksichtigt die Anforderungen aus dem EU E-Rechnungsstandard gemäß der Europäischen Norm EN 16931-1.

Für die Erstellung von E-Rechnungen bietet Postserver Unternehmen eine Web-Service-Schnittstelle an. Die in der Buchhaltung generierten Rechnungen werden automatisiert um die benötigten Auszeichnungen erweitert und an den korrekten Empfänger versendet.

Geht eine strukturierte E-Rechnung ein, erkennt die Rechnungssoftware automatisch, ob die Rechnung richtig und fällig ist. Die Software hilft auch, den besten Zeitpunkt für die Zahlung inklusive Skonto zu bestimmen.

Versender von E-Rechnungen profitieren dadurch von einer prompten Rechnungsabwicklung ohne Zeitverzögerung. Arbeitsaufwände werden reduziert, da Rechnungen direkt aus der ERP-Software des Unternehmens übermittelt werden können.

 

Vom Standard zur Pflicht: E-Rechnung an den Bund und E-Zustellung für Unternehmen

Seit 2008 ist die E-Zustellung gleichgestellt mit dem Rückscheinbrief. 2013 erfolgte die gesetzliche Gleichstellung von Papier- und E-Rechnungen.

Seit 2014 ist in Österreich die E-Rechnung an den Bund zur Übermittlung von Rechnungen an die Bundesverwaltung vorgeschrieben. Alle Rechnungen, welche an eine Bundesdienststelle – wie zum Beispiel Polizei, Ministerien, Gerichte oder Bundesschulen – gerichtet sind, müssen grundsätzlich in elektronischer Form eingebracht werden. Davon betroffen sind u.a. rund 60 000 Lieferanten und Vertragspartner des Bundes. Papierrechnungen werden nicht mehr angenommen.

Für viele Unternehmen ist die E-Rechnung eines der ersten Digitalisierungsprojekte. 2020 sollen schließlich alle österreichischen Unternehmen verpflichtend an der E-Zustellung teilnehmen.

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